Salaires

Retenues sur salaire

Acompte, avance prêt et compensation

L'entreprise verse au salarié sa rémunération, bulletin de paye à l'appui. Ce principe, a priori on ne peut plus simple, devient en pratique bien plus délicat dès lors que le salarié est lui-même redevable de sommes envers son employeur. Le gestionnaire de la paye se trouve alors face à une question essentielle : est-il possible de les retenir directement sur la paye et, si oui, dans quelles limites ?

L'employeur verse au salarié la rémunération de son travail. Si le salarié est redevable de sommes envers son employeur, la solution a priori la plus pratique pour l'entreprise est de se rembourser par une retenue sur le bulletin de paye. Mais, cette solution est bien moins évidente qu'il n'y paraît : ce n'est pas parce que l'employeur est créancier de son salarié qu'il est pour autant autorisé à opérer un prélèvement sur le salaire.

Acompte : parfois une obligation

Payer le travail fourni. L'acompte consiste à verser à un salarié la rémunération d'une période de travail déjà effectuée, mais avant son échéance normale (ex.: versement le 15 juillet du salaire des 15 premiers jours du mois, alors que l'échéance normale de la paye est en fin de mois).

Une obligation pour l'employeur. Dans certains cas, l'employeur ne peut pas refuser. Ainsi, un acompte mensuel est obligatoirement versé :

- aux salariés mensualisés qui le demandent ;

- aux salariés non mensualisés qui doivent être payés au moins deux fois par mois à 16 jours au plus d'intervalle ;

- aux salariés aux pièces dont l'exécution du travail doit durer plus d'une quinzaine de jours ;

- aux VRP en fonction des commissions effectivement dues au titre du trimestre en cours.

VRP : acomptes et avances sur commissions Les commissions dues aux VRP donnent lieu à un règlement au moins tous les trois mois. Toutefois, l'accord national interprofessionnel du 3 octobre 1975 sur les VRP impose le versement d'acomptes mensuels en fonction des commissions effectivement dues sur le trimestre en cours, dès que le VRP en fait la demande. Par ailleurs, les employeurs peuvent accorder aux VRP des avances sur commissions dans le but d'étaler leurs rentrées d'argent (dans ce dernier cas, il faut bien préciser le caractère d'avance au risque de voir les sommes requalifiées en fixe garanti (cass, soc. 29 mai 1969, BC V n° 351).

Pour les salariés mensuels, les acomptes ne résultent pas de la loi, mais de l'application des accords collectifs et des usages, car la loi de mensualisation ne leur est pas applicable sur ce point.

Montant de l'acompte. Le montant de l'acompte n'excède pas la rémunération acquise à la date de la demande. Pour les salariés mensualisés, la loi prévoit expressément que les intéressés ont, sur simple demande, droit à un acompte correspondant, pour une quinzaine, à la moitié de la rémunération mensuelle.

Paiement. Les acomptes doivent être payés par chèque ou virement, dès lors que les éléments permanents du salaire dépassent 1 500 € par mois. II peut être utile de faire signer au salarié un reçu lors du versement de l'acompte.

Compensation. Les acomptes sur salaire se compensent avec le salaire dans leur totalité. L'employeur peut, lors de l'échéance normale de la paye, se rembourser intégralement.

La retenue correspondante doit être explicitement mentionnée sur le bulletin de paye. L'acompte vient ainsi en déduction sur le bulletin de paye auquel se rapporte la période au titre de laquelle il a été versé, après le calcul des charges sociales et du net imposable. La mention de l'acompte sur le bulletin de paye vaut simple « présomption » de paiement.

L'acompte qui ne serait pas retenu sur la prochaine échéance de paye devient une avance sur salaire. Des règles plus contraignantes pour l'employeur s'appliquent alors.

Cotisations afférentes à l'acompte

Rien au versement de l'acompte. II n'y a aucune cotisation à verser lors du versement d'un acompte sur salaire, ni de bulletin de paye à établir.

Au versement du reliquat. Conformément aux pratiques admises par l'administration, c'est à l'occasion du paiement du reliquat de salaire que les cotisations dues sur l'ensemble de la rémunération sont calculées, selon les taux et les plafonds en vigueur à cette date.

Mais, à deux occasions, les juges ont retenu une solution moins simple en appliquant à un acompte les taux de CSG et de CRDS correspondant à sa date de versement, et non ceux en vigueur à la date de paiement du solde de salaire (cass. soc. 18 février 1999, BC V n° 82 ; cass. soc. 24 novembre 1999, n° 4300 D). En toute logique, ce raisonnement pourrait être étendu aux autres cotisations sociales. De telles solutions ne vont pas dans le sens d'une simplification de la gestion de la paye : si un acompte est versé juste avant un changement de taux de cotisation, il faudrait distinguer, sur le bulletin de paye sur lequel l'acompte est repris, les taux applicables à l'acompte et au solde du salaire.

Néanmoins, l'administration n'a pas, à ce jour, remis en cause ses tolérances.

Périodicité de la paye modifiée. En cas de modification de la périodicité de la paye, la date d'exigibilité des cotisations est fonction de la date de versement de l'acompte. Cette règle s'applique lorsque la modification de la date de la paye affecte la totalité ou une partie notable du personnel, ou lorsque l'acompte représente une fraction importante du montant de la rémunération due.

Avance sur salaire

Du salaire pour du travail non encore effectué. L'avance sur salaire représente le versement par l'employeur d'une somme qui correspond à un travail non encore effectué par le salarié. II s'agit d'une facilité que l'employeur lui consent. Par exemple, la somme versée au salarié le 25 juin et correspondant au salaire du mois de juillet est une avance.

À l'inverse, la somme empruntée à son employeur par un salarié pour supporter les frais d'un déménagement et qui a fait l'objet de traites régulièrement signées par l'intéressé n'est pas une avance (cass. soc. 18 décembre 1986, JS 1987 SJ 52).

Modèle de convention portant avance sur salaire M. ... sollicite de la société ..., son employeur, une avance sur salaire qui lui est accordée. Elle est remboursable sans intérêts, par prélèvements successifs lors de chaque paye, jusqu'à extinction de la dette, du dixième du salaire exigible. M. ... pourra se libérer à son gré par remboursements anticipés. En cas de rupture du contrat pour quelque cause que ce soit, les sommes restant dues deviennent immédiatement exigibles et seront prélevées sur le bulletin de paye dans les limites mentionnées ci-dessus ou payées dans leur intégralité directement par le salarié. Fait à ..., le ..., en deux exemplaires. Signatures du salarié et de l'employeur.

Faire signer un reçu. L'employeur n'a aucune obligation d'accepter la demande d'avance faite par un salarié.

S'il accepte (qu'elle se fasse en espèces, par chèque ou virement), il est conseillé de faire signer un reçu précisant le montant de l'avance et la date du versement, ne serait-ce que pour prévenir toute difficulté d'interprétation.

Récupérable sur le salaire dans la limite du 1/10. L'avance ne peut se compenser avec le salaire que par des retenues successives, au plus égales au dixième du salaire net exigible, sous réserve d'éventuels versements volontaires du salarié.

En pratique, l'employeur retient 1/10 du salaire net, tous éléments de salaire compris (indemnité de congés payés, indemnités compensatrices de congés payés ou de préavis, primes, etc.), jusqu'à épuisement du montant de l'avance. Des mensualités moindres peuvent être convenues avec le salarié.

Exemple : Un salarié a, hors frais professionnels, un salaire net de 1 200 €. II obtient une avance de 600 € le 5 juin. Lors de la paye, l'employeur peut retenir 120 €. Les retenues se poursuivront les mois suivants en fonction du salaire net (attention aux adaptations à opérer en cas de variation de salaire), jusqu'à remboursement total.

Cette retenue ne doit pas être confondue avec la part saisissable ou cessible du salaire. En pratique, deux sommes différentes peuvent donc être prélevées sur le même salaire, l'une au titre du remboursement d'avance, l'autre au titre d'une saisie.

Sauf deux cas. L'employeur peut exceptionnellement se rembourser intégralement sur les sommes ayant la nature de dommages-intérêts (ex.: indemnité de licenciement sans cause réelle et sérieuse, indemnité de clientèle d'un VRP). La limite du 1/10 ne s'applique pas aux avances pour l'acquisition de matériels ou matériaux dont le salarié à la charge et l'usage (voir ci-dessous).

Retenue. La retenue opérée, généralement chaque mois, par l'employeur figure sur le bulletin de paye après le net imposable. Elle doit être distinguée de l'éventuelle ligne correspondant à une saisie sur rémunération.

Frais professionnels et IJSS L'employeur peut-il effectuer une retenue sur des remboursements de frais professionnels, que ce soit au titre de la reprise d'un acompte, d'une avance dans la limite du 1/10 ou d'une autre compensation ? Non, à notre sens : les remboursements de frais professionnels ne sont pas du salaire et viennent compenser des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. La même solution vaut, à notre avis, pour les IJSS : en cas de subrogation, l'employeur n'est qu'un intermédiaire; les IJSS ne transitent via le bulletin de paye qu'en raison de la subrogation et sont censées être versées par la CPAM au salarié.

Charges sociales. Lors du versement d'une avance, l'employeur n'a pas à précompter les charges sociales. Elles seront décomptées lors de l'établissement des payes sur lesquelles les remboursements seront prélevés et versés aux dates habituelles aux organismes de recouvrement.

Octroyer un prêt

L'employeur peut accorder des prêts aux salariés, sous réserve de respecter certaines règles. II peut s'agir soit d'un prêt tout à fait exceptionnel, soit dans certaines entreprises habilitées à accorder des prêts (banque par exemple), des prêts accordés dans des conditions préférentielles par rapport à celles accordées à la clientèle (taux inférieurs à ceux du marché, etc.).

Prêt avec ou sans intérêts. À moins que cela ne relève de son activité, l'entreprise n'est pas en tant que telle un organisme financier : dans une telle situation, la possibilité d'accorder un prêt avec intérêts (attention à la limite du taux usuraire) n'est ouverte que si le prêt est consenti en fonction de considérations d'ordre social (c. mon. et fin. art. L. 51 1-6).

Le prêt peut aussi être consenti sans intérêts. Dans ce cas, les conditions d'accord du prêt sont beaucoup plus souples, mais il doit faire l'objet d'un écrit au-delà de 800 €.

Rédiger un contrat de prêt. II est hautement recommandé, en toute hypothèse, de rédiger un contrat de prêt comportant toutes les clauses habituelles de ce type de contrat. Les dispositions relatives au taux d'intérêt, aux modalités de remboursement (tableau d'amortissement, conditions d'exigibilité anticipée, par exemple) sont tout particulièrement importantes. Un contrat précis évitera donc les difficultés d'interprétation.

Remboursement du prêt

En cause : la pratique des mensualités prélevées sur le salaire. Le remboursement du prêt dépend largement de la qualification qui lui est donnée. Or, sauf dans le cas où employeur et salarié ont pris la peine de formaliser leur accord à travers un classique contrat de prêt, l'hésitation est permise.

La solution la plus tentante pour l'entreprise est de retenir directement sur le bulletin de salaire les mensualités du prêt consenti. Cette attitude est loin d'être prudente au regard de la réglementation des compensations, notamment si la rémunération du salarié varie (absences, etc.).

Prêt : parfois une avance. Dans les rares affaires tranchées par la Cour de cassation en la matière, les juges ont, à deux reprises, assimilé le prêt à une avance sur salaire du point de vue de la possibilité de compensation (cass. soc. 7 décembre 1989, BC V n° 701 ; cass. soc. 5 mai 1993, BC V n° 125). En pratique, une telle solution signifie que l'employeur peut seulement retenir de sa propre autorité un maximum de 10 % du salaire net exigible sur le bulletin de paye. Cette restriction ne concerne néanmoins que le seul salaire au sens strict : la compensation pourrait se faire intégralement avec des sommes ayant la nature de dommages et intérêts.

Toutefois, les juges se sont prononcés ainsi dans des circonstances où les prêts consentis ressemblaient fort, en pratique, à des avances sur salaire (absence de taux d'intérêt, etc.). À notre avis, dès que l'on est en présence d'une avance sur salaire, autant éviter toute confusion en la qualifiant ainsi dès le départ pour clarifier le régime applicable.

« Véritables » prêts. II n'est pas certain que la solution serait identique en présence d'un « véritable » prêt (contrat de prêt, tableau d'amortissement, qualification expresse de prêt, taux d'intérêt même préférentiel, etc.). À notre avis, les dettes respectives du salarié et de l'employeur résultant de deux contrats distincts (contrat de travail, contrat de prêt), il est en principe impossible de procéder à une quelconque retenue sur le bulletin de paye.

Se reporter au contrat. Dès lors que l'on est en présence d'un prêt se distinguant radicalement d'une avance, d'un strict point de vue de la sécurité juridique, le plus prudent pour l'employeur est donc de prévoir les modalités et les échéances de remboursement du prêt directement dans le contrat de prêt, en intégrant d'emblée l'interdiction de compensation.

II est, par exemple, possible d'évacuer l'écueil de la compensation en prévoyant des remboursements par chèque ou virement automatique du salarié suivant un tableau d'amortissement (aucune retenue n'apparaît alors sur le bulletin de paye).

Déclarer le prêt au fisc ? Le salarié doit déclarer le prêt lorsque son montant est égal ou supérieur à 760 €. La déclaration s'effectue via l'imprimé fiscal 2062 à joindre à la déclaration de revenus. Le prêt n'est pas imposable. C'est à l'employeur d'effectuer cette déclaration lorsqu'il a consenti plusieurs prêts pour des montants chaque fois inférieurs à 760 €, mais dont les sommes additionnées donnent un résultat supérieur ou égal à cette somme. L'imprimé fiscal 2062 doit alors être déposé auprès des services fiscaux avant le 15 février.

À la rupture du contrat de travail. La rupture du contrat de travail ne rend pas automatiquement le prêt exigible et ne permet pas à l'employeur de procéder de ce seul fait à une quelconque retenue sur la dernière paye.

Mais rien n'interdit, dans le cadre de la liberté contractuelle, de prévoir l'exigibilité de la totalité du solde non remboursé en cas de rupture du contrat. II a ainsi été jugé que la clause indiquant qu'en cas de cessation des fonctions du salarié, pour quelque cause que ce soit, le solde du prêt restant dû à cette date devient immédiatement et de plein droit exigible est valable, y compris en cas de démission (cass. civ., 1^re ch., 9 mai 1994, BC I n° 171).

Ces clauses doivent toutefois être interprétées strictement. Ainsi, une clause concernant la déchéance du terme du contrat de prêt en cas de démission ne peut être étendue au cas du licenciement.

Soulignons que, selon les circonstances, le salarié pourra obtenir des dommages et intérêts si la rupture du contrat de travail est abusive en invoquant la perte d'avantages accessoires à la rupture de ce contrat (cass. soc. 19 avril 1989, n° 1443 D).

En tout état de cause, en présence d'un véritable contrat de prêt débordant le simple cadre d'une avance sur salaire, il semble qu'une clause prévoyant la déchéance du terme du prêt à la rupture du contrat de travail ne permette pas pour autant de retenir le solde du prêt sur les sommes versées au salarié, indemnités de rupture comprises (cass. soc. 24 mars 1988, BC V n° 218). Ne reste alors à l'entreprise que le recours en justice ou la mise en œuvre des éventuelles garanties prévues au contrat de prêt.

Si le prêt consiste en réalité en une avance sur salaire, il faut alors appliquer le régime des avances et l'employeur est tenu par la limite du 1/10 du salaire net.

Régime social du prêt

En principe, pas de cotisations. Les prêts sont en principe exonérés de cotisations s'ils sont stipulés remboursables en totalité.

Attention aux prêts non remboursables. En revanche, si le contrat prévoit une dispense de remboursement, le prêt, quelle que soit sa dénomination (prêt, subvention...) est considéré comme une avance à fonds perdus et constitue un avantage soumis à cotisations (cass. soc. 14 mai 1975, BC V n° 261 ; rép. min. n° 2793, JO AN Q 25 juin 1963, p. 3721). C'est ce qui a, par exemple, été jugé pour un prêt accordé à des salariés qui n'ont pas réintégré la société, alors que l'entreprise avait octroyé ce prêt au titre de la création d'entreprise et qu'il n'était remboursable qu'en cas d'échec du projet et de retour du créateur d'entreprise dans la société.

Compensation pour fournitures diverses

Compensation interdite sauf exceptions. La compensation entre le salaire et les dettes du salarié pour « fournitures diverses » de l'employeur est en principe interdite (c. trav. art. L. 144-1). Ainsi, le salarié est sûr de percevoir la plus grande partie de son salaire. À titre d'exception, le code du travail permet cette compensation s'il s'agit :

- des outils et instruments nécessaires au travail,

- des matières ou matériaux dont le salarié a la charge et l'usage,

- des sommes avancées pour l'acquisition de ces mêmes objets (c. trav. art. L. 144-1).

Toute autre fourniture par l'employeur ne peut faire l'objet d'une compensation avec le salaire.

Exemple : Un employeur a pu opérer une retenue sur salaire pour un groupe électrogène confié à un salarié pour l'exécution de son travail et dont l'intéressé a reconnu la perte (cass. soc. 12 février 1992, n°464 D).

Les cas où la compensation est expressément autorisée doivent être interprétés restrictivement. C'est ainsi que s'agissant des matériaux et matériels, la jurisprudence exige que le salarié en ait la charge et l'usage : pas de compensation avec des marchandises non livrées dont le salarié avait certes la charge mais pas l'usage (cass. soc. 24 mars 1993, BC V n° 96). Au contraire, ils l'admettent concernant les commissions dues à un VRP et le déficit du stock de marchandises lui ayant été remises (cass. soc. 13 avril 1976, BC V n° 214).

Pas plus que la fraction saisissable. Le code du travail n'indique pas dans quelles proportions la compensation peut être faite lorsqu'elle est autorisée. Dans ce silence, les tribunaux la limitent à la fraction saisissable calculée conformément au barème de saisie des rémunérations (cass. soc. 6 mars 1980, BC V n° 228 ; cass. soc. 21 mars 2000, BC V n° 118).

Cliquez ici pour voir l'image : rfpayems0128salaco01_table01.gif

Mais cette limite ne concerne que les seuls salaires et sommes assimilées (indemnité de congés payés, indemnités compensatrices de congés payés et de préavis, etc.). En revanche, l'interdiction et la limitation de compensation ne jouent pas avec des sommes auxquelles les juges ne reconnaissent pas le caractère de salaires : indemnité de licenciement (cass. soc. 23 juin 1988, BC V n° 383), dommages-intérêts pour rupture abusive, indemnité de clientèle des VRP, etc.

Régularisation d'un arrêt de travail Il peut arriver qu'un employeur ait à récupérer un trop-versé dans le cadre de la régularisation d'un arrêt de travail. Ce peut être le cas, par exemple, lorsqu'un employeur a d'abord indemnisé un salarié au titre d'une maladie non professionnelle, mais que l'intéressé a par la suite obtenu la prise en charge de l'arrêt de travail en tant que rechute d'accident du travail. Le passage d'une indemnisation en tant qu'arrêt de travail pour maladie non professionnelle à un arrêt justifié par une rechute d'accident du travail a eu pour conséquence indirecte de diminuer le complément de salaire dû par l'employeur au salarié : pour régulariser la situation, l'employeur a pu récupérer le trop-versé par compensation avec le salaire, mais uniquement dans la limite de la quotité saisissable prévue en cas de saisie des rémunérations (cass. soc. 7 mars 2000, n° 1128 D).

Secteurs particuliers. Dans certains secteurs (hôtels, cafés, restaurants, brasseries et établissements similaires, théâtres, concerts, music-halls, cinémas, cercles, casinos et toutes entreprises de spectacle, entreprises de chemins de fer, de navigation et de transport), il est interdit aux employeurs d'imposer des retenues ou de demander de l'argent aux salariés lors de leur embauche, de leur départ ou à l'occasion de l'exercice normal de leur travail (c. trav. art. L. 144-3). Cette règle vaut que la retenue soit opérée sous la dénomination de frais ou sous toute autre dénomination, pour quelque objet que ce soit.

À titre d'exemple, ceci interdit toute retenue sur les pourboires ou sur le salaire pour payer la casse de vaisselle. De même, dans les entreprises de transport, il est interdit de retenir sur la paye d'un chauffeur routier international les loyers impayés pour un logement que l'employeur a donné en location au salarié à titre d'accessoire au contrat de travail (cass. soc. 9 juillet 2003, n° 1832 D) : il appartenait à l'employeur de faire valoir ses prétentions par les voies de droit commun, et non par retenue sur salaire.

Autres compensations

Possibilités d'autres compensations. Le code du travail ne prend position qu'au regard des compensations pour fournitures diverses (interdiction de principe sous réserve de quelques exceptions, voir ci-avant). Dans les autres situations, les juges se prononcent au cas par cas.

Les juges ont estimé que la compensation était possible entre le salaire et :

- les cotisations salariales que l'employeur a oublié de précompter (cass. soc. 10 janvier 1974, BC V n° 34) ;

- une indemnité de dédit-formation (cass. soc. 21 mars 2000, BC V n° 1 18) ;

- des sommes excédentaires que l'employeur a versées à un salarié malade par rapport aux obligations que lui imposaient la convention collective (cass. soc. 10 décembre 1975, BC V n° 598).

Là encore, lorsque la compensation est possible, elle ne peut s'effectuer que dans la limite de la quotité saisissable du barème de saisie des rémunérations s'agissant des sommes ayant le caractère de salaire et en totalité avec les sommes représentatives de dommages-intérêts (indemnité de licenciement, etc.).

Indemnité de préavis due par le salarié démissionnaire. Lorsqu'un salarié démissionne sans respecter son préavis, l'employeur n'a bien entendu pas à lui payer ce préavis. Mais il peut le cas échéant prétendre en plus à une indemnité égale au préavis, sans pouvoir toutefois en retenir le montant par compensation avec le salaire (cass. soc. 28 avril 1994, BC V n° 155). La seule solution est ici de présenter une demande en justice (cass. soc. 10 juin 1976, BC V n° 361).

Loyers dus à l'employeur. II peut arriver qu'un employeur octroie un logement à un salarié en vertu d'un contrat de location. Dans cette hypothèse, le loyer est dû en vertu d'un contrat de bail et n'est pas un accessoire au contrat de travail. La compensation entre les loyers et le salaire est prohibée, ce qui interdit à l'employeur/bailleur de retenir d'autorité sur le salaire le montant de loyers impayés (cass. soc. 13 octobre 1998, n° 3910 D).

Ce principe est encore plus intangible pour les travailleurs étrangers, puisqu'il est assorti de lourdes sanctions pénales. En effet, il est interdit à tout employeur d'opérer, sur le salaire d'un étranger venu travailler en France, des retenues, sous quelque dénomination que ce soit, à l'occasion de son engagement (c. trav. art L.341-7-1), toute infraction à ce principe rendant l'employeur passible de deux ans de prison et de 3 000 € d'amende (c. trav. art. L. 364-4). Les juges ont eu l'occasion d'appliquer ce principe pour le loyer d'un appartement que l'employeur mettait à la disposition d'un salarié de nationalité algérienne, peu important que l'employeur et le salarié aient convenu d'imputer le loyer sur le salaire (cass soc. 17 juillet 2001, BC V n° 275). Pour faire valoir ses prétentions, l'employeur doit agir en justice.