Logiciels de paye Déclaration des fichiers informatiques Des logiciels dispensés de CNIL Les logiciels de gestion des rémunérations, des registres obligatoires (ex. : registre unique du personnel) et des déclarations sociales (DADS, handicapés, etc.) sont dispensés de déclaration CNIL s'ils répondent à des conditions bien précises.
Quels logiciels ?
Traitements. La dispense de déclaration ne vaut que pour les seuls logiciels de paye, de tenue de registres ou de déclarations sociales obligatoires.
Six finalités, quatre types d'informations. Encore faut-il que ces logiciels servent exclusivement à :
- calculer et payer les rémunérations, les frais professionnels et les retenues déductibles ;
- tenir les comptes individuels relatifs à l'intéressement et à la participation ;
- élaborer, le cas échéant, des statistiques liées à l'activité salariée dans l'entreprise à condition qu'elles restent anonymes ;
- préparer les déclarations destinées au fisc, aux organismes de protection sociale, de retraite et de prévoyance et calculer les cotisations et versements donnant lieu à retenues à la source ;
- fournir les écritures de paye à la comptabilité ;
- fournir les informations de situation du personnel permettant de satisfaire à des obligations légales (ex. : le registre unique du personnel, la déclaration des handicapés).
Par ailleurs, l'employeur n'est dispensé de déclaration préalable que si les informations traitées se limitent à une liste bien précise (voir tableau ci-dessous).
Destinataires. Les informations traitées ne peuvent être diffusées qu'auprès d'une liste restreinte de destinataires, dans la limite de leurs attributions respectives : services de paye, d'administration du personnel et de contrôle financier interne ; organismes de sécurité sociale, de chômage, de retraite et de prévoyance ; caisses de congés payés ; organismes publics et administrations légalement habilités à les recevoir et organismes financiers intervenant dans la gestion de comptes de l'entreprise.
Informer les salariés. L'employeur doit informer les salariés de l’existence des logiciels, de leur finalité, des services destinataires des informations et des modalités pratiques de leur droit d'accès aux informations qui les concernent.
Conservation
Protéger les informations. L'employeur doit prendre les mesures nécessaires pour protéger les données et empêcher qu'elles soient modifiées ou que des personnes puissent y accéder sans autorisation.
Pas plus que nécessaire. L'employeur ne doit pas conserver des informations sans raison. Par exemple, les motifs d'absence doivent disparaître des logiciels dès que le bulletin de paye a été établi.(délib. CNIL 2004-97 du 9 décembre 2004, JO 6 janvier 2005)
Article paru le 03/2005
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