DADS/TR
Régulariser les cotisations versées aux URSSAF
Objet de la régularisation URSSAF
Plafond régularisateur et cotisations visées
Le plafond régularisateur est égal, pour 2016, à : 3 218 € × 12 = 38 616 €, pour un salarié à temps plein présent toute l’année. Dans certains cas, la régularisation s’opère par rapport à un plafond réduit.
La régularisation annuelle ne concerne que les cotisations plafonnées, à savoir, en ce qui concerne l’URSSAF :
-les cotisations d’assurance vieillesse plafonnées ;
-le FNAL de 0,10 % (employeurs de moins de 20 salariés).
Par ailleurs, la régularisation URSSAF concerne également les contributions d’assurance chômage et d’AGS dont le recouvrement incombe aux URSSAF (voir § 973). Ces contributions sont dues sur la rémunération brute retenue dans la limite de 4 plafonds de la sécurité sociale. Les mêmes règles de calcul du plafond s’appliquent, mais en tenant compte de la limite de 4 plafonds.
Salariés concernés
La régularisation s’applique aux cotisations versées à tous les salariés, à l’exception :
-des travailleurs à domicile (c. séc. soc. art. R. 243-12) ;
-des salariés pour lesquels les cotisations ou les salaires servant de base à celles-ci sont fixés forfaitairement par arrêté, tels que les employés des cafés-restaurants rémunérés aux pourboires, les apprentis, etc. (c. séc. soc. art. R. 243-12) ;
-des travailleurs dont les cotisations sont calculées selon les taux réduits : artistes du spectacle, journalistes, médecins et chirurgiens-dentistes occupés à temps partiel par plusieurs employeurs (lettre min. du 24 avril 1974).
Principe et date limite de la régularisation
La régularisation porte sur la différence entre, d’une part, le total des rémunérations déclarées au titre de l’année civile à concurrence du plafond et, d’autre part, le montant des rémunérations qui ont donné lieu au calcul et au versement des cotisations plafonnées. Cette différence constitue l’assiette du versement régularisateur. La règle traditionnelle voulait que le versement régularisateur soit payé le 31 janvier 2017 au plus tard.
Pour les employeurs en DSN sur l’année 2016 (ou entrés en DSN courant 2016), la régularisation s’effectue en principe de manière progressive dans le cadre de la DSN, via des blocs 22 de périodes mensuelles. La possibilité de régulariser via un bloc 22 de période annuelle sur la DSN relatives aux salaires de décembre ou janvier n’est pas ouverte cette année.
Toutefois et par exception, pour accompagner les déclarants qui auraient adopté la DSN en cours d’année et pour ceux qui ne parviendraient pas à transmettre de blocs 22 de régularisation mensuelle, il est possible à titre exceptionnel pour l’exercice 2016, d’utiliser les services en ligne de l’URSSAF pour émettre un Tableau Récapitulatif annuel 2016 au format DUCS, au plus tard pour le 31 janvier 2017.
Les employeurs qui ne sont pas en DSN doivent produire le Tableau Récapitulatif annuel auprès de leur organisme de recouvrement (URSSAF ou CGSS pour le régime général) à échéance du 31 janvier 2017, accompagné du versement régularisateur en tant que de besoin.
Plafond annuel de référence pour la régularisation
Entreprises ne pratiquant pas le décalage de la paye
L’employeur doit :
-faire masse des rémunérations payées à chaque salarié du 1er janvier au 31 décembre 2016 ;
-calculer les cotisations dues dans la limite du plafond annuel (38 616 € en 2016 ou, le cas échéant, plafond réduit) ;
-rapporter à ce montant le total des cotisations plafonnées afférentes à chaque paye intervenue entre le 1er janvier et le 31 décembre 2016.
Entreprises pratiquant le décalage de la paye et en paiement trimestriel des cotisations
Principes de base : entreprises d’au plus 9 salariés
Sous conditions, les entreprises d’au plus 9 salariés peuvent rattacher au mois de travail auquel ils se rapportent les salaires versés dans les 15 premiers jours du mois suivant. Le cas échéant, elles doivent alors mentionner sur la DADS de 2016 le salaire de décembre 2016, versé dans les 15 premiers jours de janvier 2017, en retenant les taux de cotisations et le plafond de décembre 2016.
Si l’employeur ne pratique pas le rattachement à la période d’emploi, il convient d’appliquer les taux de cotisations et le plafond en vigueur à la date de paiement : dans ce cas, le salaire de décembre 2016, payé en janvier 2017, sera soumis aux taux et au plafond mensuel de 2017 et compris dans la régularisation 2017.
Décalage de la paye constant
Le plafond régularisateur sera de 12 plafonds mensuels de 2016 (soit 38 616 €) pour un salarié à temps plein ayant été employé toute l’année, qu’il y ait :
-rattachement à la période d’emploi (ce plafond régularisateur correspond alors aux salaires de janvier à décembre 2016 versés de février 2016 à janvier 2017) ;
-ou absence de rattachement à la période d’emploi (il correspond alors aux salaires de décembre 2015 à novembre 2016 payés de janvier à décembre 2016).
Décalage avec rattachement : institution ou abandon en 2016
Dès lors qu’il y a décalage de la paye avec rattachement à la période d’emploi (voir § 1006), le plafond régularisateur est de 12 plafonds mensuels de 2016, soit 38 616 € pour un salarié à temps plein présent toute l’année, qu’il s’agisse :
-de la mise en place du décalage de la paye (la régularisation concerne les salaires de janvier à décembre 2016 versés de janvier 2016 à janvier 2017) ;
-ou de son abandon (sont toujours concernés les salaires de janvier à décembre 2016, mais versés, ici, de février à décembre 2016).
Décalage sans rattachement : institution ou abandon en 2016
Si un décalage de la paye sans rattachement à la période d’emploi a été institué en cours d’année, le plafond régularisateur sera de 11 plafonds mensuels de 2016, soit 35 398 € pour un salarié à temps plein présent toute l’année. Il correspond aux salaires de janvier à novembre 2016 versés de janvier à décembre 2016 et portés sur la DADS de 2016. Le salaire de décembre 2016, payé en janvier 2017, sera intégré le cas échéant à la DADS et à la régularisation 2017.
Si un décalage de la paye sans rattachement est, en revanche, abandonné en cours d’année, le plafond régularisateur est de 13 plafonds mensuels de 2016, soit 41 834 €. Il correspond aux salaires de décembre 2015 à décembre 2016 versés de janvier à décembre 2016 et déclarés sur la DADS de 2016. Le salaire de décembre 2015 payé en janvier 2016 figure en effet sur la DADS de 2016, faute de rattachement à la DADS de 2015.
Option pour le paiement mensuel des cotisations
Les employeurs d’au plus 9 salariés retenant cette option perdent la faculté de rattachement avec application des taux et du plafond de la période d’emploi, pour tomber dans le régime des entreprises procédant au paiement mensuel des cotisations (voir § 1011).
Entreprises pratiquant le décalage de la paye et en paiement mensuel des cotisations
Employeurs concernés
Il s’agit soit des entreprises de plus de 9 salariés, soit de celles d’au plus 9 salariés ayant opté pour le paiement mensuel des cotisations.
Ces entreprises ne bénéficient pas de la faculté de rattachement offerte aux entreprises de 9 salariés au plus. Dès lors, les taux de cotisations et le plafond applicables aux salaires de décembre versés en janvier sont ceux en vigueur à compter du 1er janvier.
Décalage de la paye constant
Il est impossible, quelle que soit l’hypothèse, de rattacher le salaire de décembre 2016 versé en janvier 2017 à la DADS et à la régularisation 2016.
L’entreprise doit déclarer le salaire de décembre 2015 versé en janvier 2016 sur la DADS 2016. Le plafond régularisateur est égal à 12 plafonds mensuels de 2016 (salaires de décembre 2015 à novembre 2016 versés de janvier 2016 à décembre 2016).
Quant au salaire de décembre 2016 versé en janvier 2017, il sera rattaché à l’année 2017.
Cas de réduction ou de proratisation du plafond annuel
Salariés à employeurs multiples
Pour les salariés ayant plusieurs activités simultanées et régulières relevant toutes du régime général, chaque employeur peut déclarer les salaires plafonnés dans la limite d’un plafond annuel qui peut être proratisé de deux façons (c. séc. soc. art. L. 242-3) :
-première méthode : le plafond est réduit par chaque employeur au prorata du total des rémunérations perçues chez les différents employeurs ; l’employeur doit être en possession des déclarations mensuelles ou trimestrielles que son salarié doit lui remettre (c. séc. soc. art. R. 242-3) et attestant du total des rémunérations qu’il a perçues (voir Dictionnaire Paye 2016, « Employeurs multiples » ; voir RF 1074, §§ 5060 à 5063) ;
-deuxième méthode : l’employeur proratise le plafond comme s’il s’agissait d’un salarié à temps partiel ; cette solution évite d’avoir à connaître les rémunérations versées par les autres employeurs (voir Dictionnaire Paye 2016, « Abattement d’assiette pour temps partiel » ; voir RF 1074, § 5064).
Par ailleurs, des dispositions particulières, non détaillées ici, existent pour les VRP à cartes multiples, les artistes et musiciens, les mannequins, les membres des professions médicales exerçant leur profession à temps partiel, les journalistes.
Embauche, licenciement ou départ volontaire en cours d’année
Principes de régularisation
En cas de licenciement, démission ou départ à la retraite en cours d’année, les cotisations de régularisation doivent être versées en même temps que les cotisations afférentes à la dernière paye (c. séc. soc. art. R. 243-11).
La régularisation s’effectue en substituant au plafond annuel normal un plafond réduit obtenu en tenant compte des périodes d’emploi rémunérées au cours de l’année, ainsi que des plafonds périodiques applicables.
Mois incomplet
Le plafond réduit est, en cas de mois incomplet, calculé par l’addition d’autant de trentièmes du plafond mensuel que la période considérée comporte de jours ouvrables ou non ouvrables.
Pour un salarié embauché le 1er janvier 2016, et dont le contrat de travail a pris fin le 10 juillet 2016, le plafond applicable sera le suivant : (3 218 € × 6) + (3 218 € × 10/30) = 20 381 €.
VRP. Cette règle s’applique également aux VRP. Ainsi, même s’ils continuent de percevoir des commissions après leur départ, il ne sera tenu compte que de leur période d’emploi effective, éventuellement augmentée du préavis (rép. Fanton n° 11722, JO 16 janvier 1965, AN quest. p. 80).
Indemnité compensatrice de préavis
L’inobservation du préavis par l’employeur n’a pas pour conséquence d’avancer la date à laquelle le contrat prend fin (c. trav. art. L. 1234-4). Dans ces conditions, le contrat de travail est réputé rompu à la date de l’expiration du préavis, qu’il ait été ou non effectué.
Le préavis non effectué étant assimilé à une période d’emploi, le plafond réduit s’apprécie par référence à la date de rupture du contrat. Cette date se situe à la fin de la période d’emploi et doit être mentionnée comme telle sur la déclaration annuelle des salaires.
Lorsque la totalité de l’indemnité compensatrice est bloquée avec le salaire de la dernière période d’emploi et que la durée du délai-congé non effectué couvre la fin d’une année civile et le début de la suivante, il y a lieu de reporter sur la déclaration annuelle de l’année suivante, dans la colonne réservée aux rémunérations limitées au plafond, la fraction d’indemnité qui excède le plafond de l’exercice au cours duquel l’indemnité a été versée.
Soit un préavis de 2 mois commençant le 1er décembre 2016, le terme du contrat se situant le 31 janvier 2017. L’indemnité de préavis est versée à la fin de la dernière période de travail effectif, soit le 30 novembre 2016. Le solde de tout compte intervient le 31 janvier 2017.
La déclaration de l’année 2016 comprend la totalité des rémunérations versées au cours de l’année 2016, y compris, par conséquent, l’indemnité de préavis : la régularisation annuelle de l’exercice 2016 s’effectue dans la limite du plafond 2016.
La déclaration de l’année 2017 comportera la somme versée au titre du solde de tout compte. La régularisation de l’exercice 2017 s’effectuera à partir du montant du solde de tout compte, auquel s’ajoutera, le cas échéant, la différence entre la totalité des rémunérations versées au cours de l’année 2016 et le plafond retenu pour l’année 2016. Le résultat obtenu sera limité au plafond réduit de l’année 2017 (un plafond mensuel dans l’exemple cité).
Salariés à temps partiel
Sous certaines conditions, il est possible de proratiser le plafond pour les salariés à temps partiel (voir § 983).
Chômage intempéries
Les périodes de chômage intempéries dûment constatées et indemnisées dans les professions du bâtiment et des travaux publics donnent lieu à réduction du plafond en proportion des périodes d’emploi.
Sont concernées les périodes de chômage intempéries dès lors que, au cours de celles-ci, l’URSSAF n’est pas en mesure de prouver que l’employeur a continué de faire travailler ses salariés (cass. soc. 29 juin 1995, n° 92-20264 D).
La neutralisation s’effectue par autant de trentièmes qu’il y a de jours ouvrables chômés si le nombre de jours de travail indemnisés est inférieur à 5. À partir de 5 jours indemnisés, la neutralisation s’effectue également par trentièmes mais elle concerne aussi les samedis et dimanches ordinairement non travaillés, et compris dans la période de chômage intempéries.
Le versement éventuel par l’employeur d’allocations complémentaires aux indemnités d’intempéries servies par les caisses de congés payés ne fait pas obstacle à la neutralisation des périodes chômées, même si celles-ci sont soumises à cotisations.
Entreprises relevant de caisses de congés payés
Les périodes d’absence pour congés payés, lorsque les indemnités correspondantes sont versées par une caisse de congés payés (c. séc. soc. art. R. 243-11, al. 2), donnent lieu à réduction des plafonds. Seules les périodes effectivement chômées peuvent donner lieu à réduction du plafond, à l’exclusion de celles où le salarié continue d’exercer une certaine activité dans l’entreprise pendant la période correspondant à l’indemnité de congés payés.
Le plafond à retenir est, en cas de mois incomplet, calculé par l’addition d’autant de trentièmes du plafond mensuel que la période travaillée comporte de jours ouvrables ou non ouvrables.
Absences non rémunérées
Les absences non rémunérées (ni salaire ni indemnités complémentaires versés par l’employeur) s’étendant sur une période comprise entre deux échéances habituelles de paye, c’est-à-dire couvrant au moins une période entière de paye, entraînent la réduction du plafond. La période pendant laquelle le salarié a uniquement bénéficié d’indemnités journalières de la sécurité sociale ne doit pas être considérée comme ayant été rémunérée : il y a donc lieu, en pareil cas, à réduction du plafond (voir Dictionnaire Paye 2016, « Plafond de la sécurité sociale » ; voir RF 1074, § 5013). Les rappels de salaire ou les primes versés pendant une telle période et qui ne sont pas destinés à la rémunérer ne font pas obstacle à la neutralisation de la période d’absence, non plus que le maintien pendant une telle période des avantages en nature habituellement consentis aux salariés (circ. du 23 juin 1972).
Pour les dirigeants, le mandat social (par exemple, gérance minoritaire ou présidence d’une SA) est réputé exercé sans discontinuité, même en cas d’activité saisonnière (cass. soc. 4 février 1993, n° 91-12164 D ; voir RF 1074, § 5015). Toutefois, la Cour de cassation a jugé qu’un président de société anonyme, victime d’un accident et non indemnisé à titre complémentaire, pouvait bénéficier de la neutralisation de sa période d’absence dès lors qu’une autre personne avait pu, compte tenu d’une procuration générale, diriger la société (cass. soc. 11 avril 1991, n° 88-16932, BC V n° 190).
Absences ayant donné lieu à rémunération partielle
Lorsqu’une période de travail a donné lieu à rémunération partielle par suite de l’absence du salarié au cours d’une partie de cette période, les temps d’absence n’entraînent aucune réduction du plafond (c. séc. soc. art. R. 243-11).
Ainsi, les périodes ayant donné lieu au versement d’allocations complémentaires aux indemnités de sécurité sociale ne sont pas assimilées à des périodes d’absence non rémunérées et ne peuvent donc entraîner une réduction du plafond pour la régularisation annuelle. La question peut en effet se poser, dans la pratique, lorsque, pour une absence en fin d’année 2016 (par exemple, mois de novembre), le paiement des allocations complémentaires afférentes à cette période aura été différé jusqu’en 2017 ou si, bien qu’ayant été effectué avant le 31 décembre 2016 au salarié, l’employeur n’en aura reçu notification par l’organisme de prévoyance qu’en 2017. Dans ce cas, pour la régularisation de 2016, on ne peut tenir compte de cette période (novembre 2016 dans l’exemple choisi) pour réduire le plafond.
Entreprises adhérentes de la CNPO. Les cotisations assises sur les indemnités journalières complémentaires versées par la Caisse nationale de prévoyance des ouvriers du BTP peuvent être acquittées directement par cet organisme à l’URSSAF de Nice qui procède à leur répartition. Les employeurs concernés sont alors autorisés à neutraliser les périodes en cause (pendant les 90 premiers jours). La neutralisation des périodes d’absence indemnisées par la CNPO s’effectue, dans le cadre de la régularisation annuelle, à raison d’un trentième du plafond mensuel par journée calendaire (instr. ACOSS 75-10 du 4 juillet 1975 ; lettre-circ. ACOSS 85-72 du 22 novembre 1985).
Cas particuliers
Salarié absent de l’entreprise au 31 décembre 2016
La régularisation doit être effectuée même si, en fin d’année, le salarié est absent de l’entreprise. Si l’intéressé ne perçoit à cette époque aucune rémunération, l’employeur fera l’avance du précompte, quitte à en récupérer le montant lors de la paye qui suit la date de retour du salarié dans l’entreprise.
Salarié ayant relevé successivement de plusieurs établissements
Lorsqu’un salarié a relevé successivement de plusieurs établissements d’une même entreprise, c’est l’établissement dont relève le salarié au 31 décembre de l’année considérée qui doit effectuer la régularisation annuelle sur l’ensemble des salaires afférents à ladite année (lettre-coll. ACOSS 48 du 3 décembre 1971).
Un seul versement régularisateur doit donc être fait auprès de l’organisme de recouvrement dont relève cet établissement, que le salarié ait été occupé successivement dans plusieurs établissements relevant de la même circonscription d’URSSAF ou relevant de circonscriptions différentes.
Chaque établissement devra toutefois, sur la déclaration annuelle des données sociales qu’il adresse à l’organisme de recouvrement dont il dépend, signaler la date de début et la date de fin de la période d’emploi (voir §§ 135).
Un salarié a été occupé dans un établissement A du 1er janvier au 31 mai, puis dans un établissement B du 1er juin au 31 décembre. La rubrique « Période d’emploi » de la DADS de chacun de ces établissements doit être établie de la manière suivante :
-établissement A : du 1/01 au 31/05 ;
-établissement B : du 1/06 au 31/12.
Il convient de noter que, si l’entreprise effectue une régularisation au départ du salarié de chaque établissement, ces régularisations conservent un caractère provisionnel : il y a lieu de réexaminer la situation en fin d’année au lieu du dernier établissement pour tenir compte de l’ensemble des rémunérations afférentes à l’année considérée.
Modifications d’entreprises
Fusion d’entreprises
Selon l’ACOSS (lettre-coll. ACOSS 48 du 3 décembre 1971), il serait souhaitable que les dispositions retenues pour les salariés ayant relevé successivement de plusieurs établissements d’une même entreprise soient étendues aux salariés concernés par des fusions ou absorptions de sociétés, pour autant que le contrat de travail des salariés n’ait pas été rompu à l’occasion de modifications de cette nature (c. trav. art. L. 1224-1) (voir § 1036).
Si une telle solution n’est pas retenue, il faut rappeler que la société absorbante est tenue au paiement des cotisations de sécurité sociale sur toutes les sommes qu’elle a versées aux salariés depuis la fusion, même s’il s’agit de gratifications se rapportant à l’année entière : elle ne peut pas, pour la régularisation annuelle, considérer de telles gratifications comme se rapportant seulement à la période comprise entre la date d’absorption et la fin de l’année (cass. soc. 16 décembre 1970, n° 69-13419, BC V n° 733).
S’il survient une modification dans la situation juridique de l’employeur et que les contrats de travail sont maintenus en application de l’article L. 1224-1 du code du travail, il n’y a pas de véritable embauchage et le plafond régularisateur doit être normalement déterminé par la société en activité à la fin de l’année en fonction des rémunérations versées depuis le 1er janvier (cass. soc. 3 mai 1989, n° 86-15021, BC V n° 330).
Acomptes sur salaires
Les acomptes doivent être bloqués avec la paye postérieure à leur attribution. Pour la régularisation annuelle de l’année 2016, un problème peut se poser s’agissant des entreprises pratiquant le décalage de la paye et qui auront versé en décembre 2016 des acomptes sur les payes de janvier 2017. Dans l’hypothèse où la déclaration fiscale de ces entreprises porte sur les rémunérations effectivement payées du 1er janvier 2016 au 31 décembre 2016 et, par conséquent, comprend les acomptes versés en décembre, ceux-ci doivent également être inclus dans l’assiette de régularisation de l’année 2016.