NIR, NIA et NTT : pourquoi trois numéros d'identification ?

Les personnes physiques nées en France métropolitaine et dans les départements d'outre-mer (DOM) doivent être inscrites au répertoire national d'identification des personnes physiques (RNIPP). Ce répertoire est un outil de vérification de l’état civil des personnes nées en France. Il est tenu par l’INSEE. La CNAVTS (caisse nationale d'assurance vieillesse des travailleurs salariés) a reçu délégation de gestion de ce répertoire pour les personnes nées à l’étranger et dans les anciens territoires d'outre-mer (TOM).

L'inscription à ce répertoire entraîne l'attribution du numéro d'inscription au répertoire (NIR).

Dans la pratique, le NIR est communément est appelé le « numéro de sécurité sociale ». Toutefois, il est dorénavant utilisé par tous les destinataires de la DSN, notamment par l’administration fiscale (arrêté du 22 avril 2016, JO du 19 mai, texte 7, modifié en dernier lieu par arrêté du 16 juin 2017, JO 12 juillet).

En principe, le NIR est communiqué par le salarié à son employeur au moment de l'embauche. Il constitue une donnée identifiante dans la DSN. Il est donc essentiel.

Le NIR est composé de 13 chiffres et d'une clé de 2 chiffres, laquelle n'est pas attendue en DSN. Cela dit, la plupart des logiciels de paye effectuent un contrôle de la validité du numéro enregistré, en recalculant la clé. Cette procédure sécurisant la saisie est à conserver dans la mesure du possible.

Il est à souligner que si ce numéro est obligatoire en paye pour la DSN, il ne l’est pas sur le bulletin de paye, puisqu’il ne fait pas partie de la liste des mentions obligatoires.

Les employeurs sont vivement encouragés par la documentation disponible sur le site officiel de la DSN, (http://www.dsn-info.fr), à vérifier la validité des NIR dans leur paye. Cette vérification s’effectue via le « Bilan d'identification des salariés » (BIS) disponible sur le tableau de bord après l’envoi de la DSN.

Quand tous les salariés sont correctement identifiés dans les bases, le bilan de traitement est « OK ». Aucun lien de téléchargement n’est présent dans le tableau de bord, et seule la mention « réussite du traitement » apparaît.

En revanche, si le salarié a été trouvé dans le système d’identification, mais que certains éléments contiennent des écarts (ex. : orthographe du nom de famille ou du prénom dissemblables) un message spécifique sera indiqué » « catégorie : non bloquant » / « message salarié_Reconnu ». Il est alors conseillé de pointer ces anomalies et d’effectuer les corrections qui s’imposent. En effet cela permet d’une part d’éviter qu’elles se reproduisent tous les mois. De plus, cela empêche qu’elles ne deviennent un frein aux procédures de paiement d’éventuelles prestations.

Quand le salarié n’a pas été identifié, voir ci-après.

Toute personne physique qui remplit les conditions d’affiliation à un régime obligatoire de sécurité sociale doit être immatriculée. L’immatriculation s’effectue, dans un premier temps, par la création d’un numéro d’immatriculation d’attente (NIA) à partir de la production d’un titre d’identité. Une circulaire décrit la procédure d’attribution de ce numéro (circ. DSS/SD4C 2012-213 du 1er juin 2012).

Cela concerne essentiellement les nouveaux demandeurs ou bénéficiaires de prestations sociales. Il s’agit, par exemple, de salariés étrangers ayant une première activité professionnelle sur le territoire français.

L’attribution d’un numéro unique (le NIA) permet d’éviter que chaque organisme de sécurité sociale ne crée ses propres identifiants spécifiques pour des personnes qui ne disposent pas de NIR.

Pour mémoire, la déclaration préalable à l’embauche effectuée par l’employeur dans les 8 jours avant la date prévisible de l’embauche sert à déclencher l’immatriculation de l’intéressé auprès du régime général (voir Dictionnaire Paye, « Déclaration préalable à l’embauche »). Mais cela ne dispense pas ce dernier d’effectuer les démarches qui lui incombent auprès de la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM).

Ce numéro est constitué comme un NIR dans l’attente d’être certifié. Il se distingue de celui-ci par des « indices » spécifiques (circ. DSS/SD4C 2012-213 du 1er juin 2012).

En DSN, le NIA est utilisé dans la rubrique destinée au NIR (30.001). Le NIR certifié définitif est obtenu à l'issue de la procédure d'identification menée dans le cadre du Répertoire National Commun de la Protection Sociale (RNCPS).

Quand le salarié ne fournit pas son NIR, il est proscrit d'utiliser un numéro commençant par 1 ou 2 mais complété par des « 9 ». Il s'agit d'un contrôle bloquant en DSN.

En l'absence de NIR ou de NIA, il est donc obligatoire de remplir la rubrique Numéro technique temporaire NTT (30.020). Ce dernier n’ouvre pas de droit à prestations à son titulaire. Il permet néanmoins de faire le lien entre les éléments fournis dans des DSN successives pour un individu donné.

Le numéro technique temporaire (NTT) est attribué par l'employeur. De ce fait, un contrôle a été mis en place, pour vérifier qu'en l'absence de « Numéro d'inscription au répertoire » 30.001, le « Numéro technique temporaire » 30.020 est renseigné.

Le NTT comprend de 11 à 40 caractères. Il peut être composé comme suit :

Il convient de souligner que certaines solutions paye créent automatiquement ce numéro quand l’absence de NIR est détectée dans la DSN.

Le NTT doit rester stable dans le temps. Quand un salarié a plusieurs contrats au cours du mois dans une entreprise, le même NTT doit être utilisé pour déclarer l'ensemble des contrats du salarié. Il en va de même si le salarié change d’établissement. Cela facilite les traitements d'identification et de rattachement des données à ce même salarié.

Le NTT est utilisé pour une durée limitée, et en principe pendant 3 mois maximum. Le salarié doit en effet effectuer les démarches nécessaires pour obtenir son « numéro de sécurité sociale » (NIR) et bénéficier ainsi des prestations.

Dans le « Bilan d'identification des salariés » (BIS), l’absence de NIR et la présence d’un NTT donnera lieu au message d’anomalie suivant : « catégorie : non bloquant » / « Message : Salarié_Inconnu ». Il convient de souligner que cette anomalie n’est pas bloquante dans une DSN mensuelle. Toutefois, elle le deviendrait dans un signalement d’événement « fin de contrat de travail » ou « arrêt de travail ». Dans ce cas, il est impératif d’effectuer une déclaration « hors DSN » (en utilisant les anciennes procédures), afin que le salarié ne soit pas lésé dans la perception de ses prestations.

Quand l’employeur a finalement connaissance du NIR, il doit le porter dans la paye du mois et donc dans la DSN correspondante. Sur la première DSN où le NIR est mentionné, le NTT doit être simultanément rappelé afin que le lien avec les données des DSN précédentes soit effectué.

Au retour, le BIS fera état de la reconnaissance du salarié dans les bases à travers le message « SALARIE_RECONNU ». Le NTT pourra alors être supprimé dans la paye et donc dans la DSN.