Frais professionnels

Dépenses d'entreprise

Les frais d'entreprise exonérés

Les frais d'entreprise doivent être distingués des frais professionnels et des avantages en nature. Ils sont toujours exonérés de cotisations, même en cas de déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.

Ni avantage ni frais

Frais liés à l'activité de l'entreprise. L'employeur peut rembourser des dépenses engagées par le salarié ou mettre à sa disposition des biens ou des services, sans pour autant qu'il s'agisse d'un élément de rémunération, d'un avantage en nature ou d'un remboursement de frais professionnels (frais directement liés à l'exercice des fonctions).

Les frais d'entreprise correspondent en réalité à la prise en charge de frais qui relèvent de l'activité de l'entreprise, et non de frais liés à l'exercice normal de la profession du salarié.

Critères. Ces frais correspondent à des charges d'exploitation de l'entreprise. Ils doivent avoir un caractère exceptionnel,

être exposés dans l'intérêt de l'entreprise, et en dehors de l'exercice normal de l'activité du travailleur salarié ou assimilé.

Justification. Selon l'administration, les dépenses engagées par le salarié doivent être justifiées par :

- l'accomplissement d'obligations légales ou conventionnelles ;

- la mise en œuvre de techniques de direction, d'organisation ou de gestion de l'entreprise ;

- ou le développement de la politique commerciale de l'entreprise.

Tolérances de l'administration

L'administration a listé une série d'exemples de frais ou d'avantages qu'elle considère comme des frais d'entreprise.

Dépenses pour le compte de l'entreprise. La première catégorie de frais d'entreprise recouvre les dépenses engagées par le salarié afin d'acheter ou d'entretenir du matériel ou des fournitures pour le compte de l'entreprise, alors que l'exercice normal de la profession ne le prévoit pas.

Politique commerciale et promotion de l'entreprise. On peut faire entrer dans cette rubrique le remboursement des dépenses engagées par le salarié pour l'achat de cadeaux en vue de les offrir à la clientèle dans le but de promouvoir l'entreprise.

Il en va de même pour l'avantage procuré au salarié par sa participation à des manifestations organisées dans le cadre de la politique commerciale de l'entreprise (réception, cocktails, etc.), alors que l'exercice normal de la profession ne le prévoit pas.

Repas d'affaires. Sauf abus manifeste, les repas dits « d'affaires » sont aussi des frais d'entreprise pour l'administration. Il doit s'agir de frais de repas à caractère exceptionnel, exposés dans l'intérêt de l'entreprise, en dehors de l'exercice normal de l'activité du salarié.

Voyages. Ce sont les voyages d'affaires, de stimulation, séminaires, etc. qui sont ici visés.

Pour être exonérés au titre des frais d'entreprise, il faut que ces voyages soient caractérisés par l'organisation et la mise en œuvre d'un programme de travail, l'existence de sujétions pour le salarié, et que la participation de l'intéressé à ces voyages ne corresponde pas à l'exercice normal de sa profession.

Si l'employeur paye le voyage pour la famille, le voyage n'entre plus dans la catégorie des frais d'entreprise. Plus généralement, tout voyage d'agrément représente un élément de rémunération.

Plan de formation. Les frais de déplacement et de séjour engagés à l'occasion de la participation du salarié à une formation prévue dans le cadre du plan de formation de l'entreprise sont aussi des frais d'entreprise.

Vêtements. La mise à disposition au salarié de vêtements de travail entre dans la catégorie des frais d'entreprise dans deux cas :

- les vêtements répondant à la définition des vêtements de protection individuelle (c. trav. art. R. 233-1) ;

- les vêtements de coupe et de couleur (uniforme notamment) fixées par les entreprises, spécifiques à une profession et qui répondent à un objectif de salubrité, de sécurité ou concourent à la démarche commerciale de l'entreprise (ex. : tailleurs d'hôtesse de l'air ou d'hôtesse d'accueil, vêtement de cuisinier, tablier de femme de chambre, tee-shirt avec logo de l'entreprise, bleu de travail, etc.).

Entretien des vêtements, primes de salissures. Par analogie, constituent aussi des frais d'entreprise les frais d'entretien relatif à ces vêtements. En revanche, une prime de salissure est un élément de salaire soumis à cotisations si :

- elle est uniforme ou calculée en pourcentage du salaire, sans justification des dépenses remboursées ;

- elle est versée pendant les congés payés ;

- elle est verséé à la quasi-totalité du personnel, alors qu'il n'est justifié ni de frais anormaux de salissure, ni de l'utilisation de la prime conformément à son objet, et ce même si le versement de la prime est imposé par la convention collective.

Du côté des tribunaux

Examen au cas par cas. La jurisprudence n'admet que restrictivement la notion de frais d'entreprise.

Elle a pu l'admettre pour la fourniture de vêtements justifiée par des contraintes particulières (cass. soc. 15 mars 1990, BC V , n° 118). Plus récemment, les juges ont pu considérer que la mise à disposition au profit d'un VRP d'un véhicule utilitaire spécifique aménagé en « atelier-démonstration » afin de permettre non seulement le transport du matériel destiné à être vendu mais également leur présentation-démonstration à une clientèle dispersée relèvait des frais d'entreprise. Ce véhicule était un outil de travail répondant aux seules nécessités d'exploitation et de fonctionnement de l'entreprise et conçu dans le seul intérêt de celle-ci (cass. soc. 14 novembre 2002, n° 3195 FD).

En revanche, à l'inverse de la position ministérielle, les juges ont considéré que les uniformes de personnel navigant d'une compagnie aérienne n'entraient pas dans la catégorie des frais d'entreprise (cass. soc. 17 janvier 2002, BC V n° 18). Ils ont aussi estimé que la prise en charge de frais de coiffure de salariés de Chanel en contact avec la clientèle constituait un avantage en nature (cass. soc. 31 octobre 2000, n° 4164 FSD).

La prudence de mise. Même si elles s'inspirent de solutions de juges, les tolérances ministérielles ne sont pas une « assurance tout risque ». Elles figurent en effet dans une circulaire ministérielle (circ. DFSS/5B 2003-7 du 7 janvier 2003). La précision est importante car la circulaire ne s'impose pas aux juges. Autrement dit, ces derniers peuvent retenir une solution différente.

En pratique, certains employeurs prendront position, d'autres contacteront l'URSSAF.

Pas de cotisations

Toujours exonérés. Les frais d'entreprise sont exclus de l'assiette des cotisations, même en cas d'application d'une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. Ils échappent aussi, comme les frais professionnels, à la CSG et à la CRDS.

Justificatifs. Les frais d'entreprise sont exonérés sur justificatifs. L'administration a cité quelques exemples.

Pour les frais d'achat de matériel et de cadeaux, ce sont les factures qui servent de justification des dépenses.

S'agissant des repas d'affaires, l'employeur doit produire les pièces comptables attestant la réalité du repas d'affaires, la qualité des personnes y ayant participé et le montant de la dépense.

Quant aux frais de voyage, l'employeur doit produire le programme de travail.

Enfin, pour les frais de déplacement et de séjour liés à des actions de formation professionnelle, l'employeur doit produire le plan de formation ou les documents attestant de ce que la formation correspond à une obligation légale ou conventionnelle.