Frais professionnels

Sécuriser les frais professionnels

Déduction forfaitaire spécifique

L'employeur qui veut appliquer la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels à laquelle ouvrent droit certaines professions (voir RF Paye 113, p. 15) doit obtenir l'accord des salariés. Voici la marche à suivre en pratique.

Pour appliquer une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels, l'employeur doit consulter au préalable les salariés ou leurs représentants, et ne pas se voir opposer un refus (arrêté du 20 décembre 2002, art. 9, JO du 27). L'administration a précisé les modalités de mise en œuvre de ce choix.

Accord pour l'ensemble des salariés

L'accord collectif ou les représentants des salariés. L'administration considère que l'employeur peut opter pour la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels lorsqu'une convention ou un accord collectif du travail l'a explicitement prévu ou lorsque le comité d'entreprise ou les délégués du personnel ont donné leur accord (circ. DSS/SDFSS/5B 2003-7 du 7 janvier 2003).

Une position qui s'impose aux salariés. Cette solution offre l'avantage de la généralité. Si la convention collective, un accord d'entreprise, le comité d'entreprise ou les délégués du personnel ont donné un avis favorable au droit d'option, cette décision s'impose à l'ensemble des salariés entrant dans le champ de l'accord. Les salariés concernés ne peuvent pas contester cette position collective.

À l'inverse, si les négociations ont débouché sur un refus de la déduction forfaitaire spécifique, cela vaut pour tous et ce refus s'impose à l'employeur.

Exemple : Lorsque l'option pour la déduction figure dans un accord collectif, les parties à l'accord qui décident de réformer la décision qu'elles ont prise ne peuvent le solliciter que pour l'année à venir et non pour l'année en cours. Ces décisions doivent intervenir avant le 31 décembre de l'année en cours.

Accord individuel de chaque salarié

Un palliatif. À défaut de position collective, l'employeur qui veut appliquer la déduction forfaitaire doit obtenir l'accord de chaque salarié.

Par le contrat de travail. Cette acceptation peut figurer dans le contrat de travail ou dans un avenant.

Obtenir l'acceptation par courrier. L'employeur peut préferer procéder par une procédure d'information, consistant à informer le salarié de ce dispositif et de ses conséquences. L'administration recommande de le faire par écrit, en envoyant individuellement à chaque salarié concerné une LRAR (voir modèle). Ce courrier doit être accompagné d'un coupon-réponse d'accord ou de refus à retourner par le salarié.

Le salarié s'engage pour un an. Lorsque le salarié a donné son accord, il ne peut réviser sa décision que pour l'année à venir et non pour l'année en cours. Il doit adresser un courrier à l'employeur avant le 31 décembre de l'année en cours.

(questions/réponses DSS/SDFSS/5B n° 2 du 12 mai 2003)